Field Oversight Visit – Technical Working Group

 

Technical Working Group (TWG) memegang peranan kunci dalam fungsi pengawasan dana hibah yang diterima, dimana salah satu kegiatannya adalah berupa kunjungan lapangan atau yang biasa disebut Field Oversight Visit (FOV).

FOV dilakukan oleh TWG secara berkala untuk mendapatkan informasi terkini mengenai pelaksanaan implementasi dana hibah di lapangan, serta untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang terjadi dalam pelaksanaan implementasi dana hibah tersebut. Setiap anggota TWG baik dari unsur anggota CCM, maupun non anggota CCM yang merupakan para ahli di bidang AIDS, TB, malaria dan HSS dapat berpartisipasi dalam kegiatan FOV TWG ini.

Setiap FOV yang dilakukan harus mengacu kepada kebijakan Conflict of Interest CCM Indonesia. Selain CCM Oversight Committe, TWG juga menjadi pemegang tanggungjawab utama dalam pengawasan dana hibah yang diterima. Terkait hal tersebut, TWG mendapatkan beberapa pedoman tambahan dalam melaksanakan kegiatan FOV, yaitu:

  • Setiap tahun setiap anggota TWG harus menyerahkan deklarasi conflict of interest kepada ketua TWG, untuk diserahkan kepada CCM Oversight Committee.
  • Ketua TWG membantu CCM oversight committee untuk memeriksa deklarasi tahunan yang terkumpul, dan memastikan bahwa prosedur standar conflict of interest CCM Indonesia dilakukan dalam setiap rapat TWG.
  • Agenda serta topik pembahasan rapat TWG harus didistribusikan 2 minggu sebelumnya, sehingga setiap anggota TWG dapat mengetahui dari awal jika ada potensi terjadinya conflict of interest dalam meeting yang akan dilaksanakan.
  • Perwakilan dari PR dan SR atau implementing partner (yang bukan merupakan anggota TWG) akan diundang secara berkala ke dalam rapat-rapat TWG untuk memberikan input serta masukan yang relevan terhadap dana hibah yang diterima, maupun terhadap isu yang lebih besar seputar AIDS, TB, malaria dan HSS. Perwakilan ini akan keluar dari ruang rapat ketika keputusan diambil, untuk kemudian disampaikan kepada CCM.
  • TWG juga dapat mengundang para ahli yang bukan merupakan PR ataupun implementing partner untuk dapat hadir dalam rapat TWG. Tidak ada peraturan yang menyatakan bahwa para ahli ini harus keluar dari ruang rapat saat pengambilan keputusan. Namun begitu, keputusan hadir atau tidaknya mereka di ruang rapat ditentukan oleh kebijakan yang dikeluarkan oleh ketua TWG sebagai pimpinan rapat.
  • Untuk memastikan proses yang transparan, ketua TWG harus dapat melakukan diskusi yang seimbang antara ‘fase pengumpulan data’ dengan ‘fase identifikasi opsi’ dari setiap rapat yang dilakukan. Selama proses pengumpulan data, setiap individu yang berpotensi memiliki conflict of interest dapat memberikan masukannya sebagai pendapat ahli, namun dalam proses identifikasi opsi –ketika keputusan dan rekomendasi akan dibuat­– individu yang berpotensi memiliki conflict of interest harus keluar dari ruang rapat. Seluruh anggota TWG harus berkolaborasi dengan ketua TWG untuk memastikan bahwa keseimbangan ini dijalankan dengan rasa hormat, transparan dan menjunjung azas kejujuran.

Berikut adalah rangkuman laporan kegiatan FOV yang dilakukan TWG setiap tahunnya:
2015
2014
2013