CCM Field Oversight Visit

 

Salah satu tanggungjawab utama CCM adalah melakukan pengawasan terhadap dana hibah yang diberikan oleh Global Fund. Walalupun seluruh anggota CCM memiliki tanggungjawab untuk berpartisipasi dan mendukung kegiatan pengawasan tersebut, namun untuk fungsi kunci dalam pengawasan didelegasikan kepada Oversight Committee (OC) dan Technical Working Group (TWG) yang ada.

Sebagai bagian dari kegiatan pengawasannya, CCM melakukan kunjungan lapangan yang biasa disebut Field Oversight Visit (FOV), untuk mengetahui lebih jauh mengenai pelaksanaan program yang dilakukan dari dana hibah yang diterima. CCM melakukan dua macam kegiatan FOV, yaitu:

  1. FOV General
  2. FOV Investigatif

Tujuan dilakukannya FOV General adalah untuk mendapatkan gambaran umum mengenai pelaksanaan implementasi dana hibah di lapangan, kegiatan ini dapat dilakukan oleh anggota CCM (atau alternate-nya), serta anggota TWG baik dari unsur CCM maupun non CCM. Sementara itu, FOV investigatif dilakukan untuk memeriksa dan menganalisa permasalahan spesifik yang ditemukan oleh CCM, TWG maupun OC serta pemangku kepentingan lainnya dalam pelaksanaan implementasi dana hibah, FOV investigatif biasanya dilakukan oleh anggota TWG dan para ahli yang diundang untuk memberikan masukan teknis tertentu.

Idealnya FOV General dilakukan sedikitnya dua kali dalam setahun. Untuk FOV investigatif, biasanya dilakukan secara rutin (misalnya dua kali dalam setahun), namun begitu dapat dilakukan juga ketika ada permasalahan mendesak yang perlu penanganan segera.

Panduan kegiatan FOV General dapat dilihat di bawah ini. Sementara itu untuk FOV Investigatif panduan dibuat spesifik perkasus sesuai kondisi yang dihadapi. Dalam setiap kunjungan lapangan yang dilakukan, setiap peserta FOV harus memahami bahwa kegiatan tersebut bukan dirancang untuk mengatasi masalah manajemen harian atau “audit” terhadap laporan reguler – karena hal tersebut adalah tanggungjawab PR (Principle Receipient) dan LFA (Local Funding Agent).

 

Panduan FOV General:

Tujuan dari dilakukannya FOV General adalah:

  • Untuk mengetahui informasi terkini mengenai pelaksanaan implementasi dana hibah di tingkat provinsi, kabupaten dan layanan kesehatan
  • Untuk mengidentifikasi hambatan dan permasalahan yang ada dan berpotensi menjadi penghambat pelaksanaan implementasi dana hibah (misalnya, alur keuangan, pengadaan dan SDM)
  • Memeriksa informasi yang dikumpulkan oleh SSR (Sub Sub Recipient), SR (Sub Recipient) dan PR, serta jika memungkinkan melakukan verifikasi bahwa data yang dilaporkan ‘sesuai’ dengan masing-masing tingkat pelaporan
  • Menganalisa temuan dan membuat rekomendasi untuk kemudian disampaikan kepada PR dan CCM

 

Rekomendasi dalam melaksanakan FOV General adalah sebagai berikut:

  • CCM harus menginformasikan PR dan SR terkait mengenai kegiatan FOV dari jauh hari
  • Tim FOV harus memiliki informasi yang jelas mengenai pelaksanaan program sebelum kedatangan ke lapangan
  • Memilih dan mengidentifikasi tempat dan kegiatan yang akan dikunjungi, idealnya tempat yang dikunjungi harus terdapat program untuk Aids, TB dan malaria serta HSS.
  • Dalam melaksanakan FOV harus dihindari meminta data yang sudah terdapat di dalam Sistem Informasi (seperti, PUDR atau Dashboard), kecuali pertanyaan dilakukan untuk mengonfirmasi atau validasi data.

 

Idealnya, komposisi tim FOV General harus terdiri dari anggota CCM maupun pemangku kepentingan yang bukan merupakan anggota CCM. Setiap anggota CCM memiliki hak yang  sama untuk dapat berpartisipasi sebagai peserta dalam kegiatan FOV, sebaliknya staf PR dan SR tidak boleh menjadi peserta dalam kegiatan ini. Kebijakan Conflict of Interest harus menjadi salah satu pertimbangan saat melaksanakan kegiatan FOV ini.

Tim FOV harus patuh pada batasan waktu yang ditetapkan dalam setiap FOV yang dilakukan untuk menghindari adanya permintaan yang berlebihan terhadap PR & SR. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan FOV yang baik untuk memastikan bahwa permasalahan kunci dapat teratasi.

Setelah melaksanakan FOV, tim yang berangkat harus membuat laporan sesuai dengan Standard report template . Laporan lalu diserahkan kepada CCM Oversight Committee (melalui sekretariat CCM) dalam waktu 10 hari setelah kegiatan dilaksanakan.