Concept Note Development

Concept note adalah dokumen berisi permohonan dana terperinci yang diajukan kepada Global Fund untuk penanggulangan HIV, malaria, tuberculosis (TB) dan/atau penguatan sistem kesehatan (HSS). Biasanya, sebuah concept note diajukan untuk jangka waktu 3 tahun. Permohonan dana ini akan diperiksa oleh Technical Review Panel (TRP) dan Grant Approvals Committee (GAC) sebelum diajukan ke Global Fund untuk persetujuan.

Concept note harus menggambarkan dengan jelas mengenai usaha yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, berdasarkan strategi sektor kesehatan yang relevan, Rencana Strategi Nasional dan dokumen lain yang sesuai. Selain itu concept note juga harus menjelaskan kebutuhan yag diperlukan untuk memaksimalkan langkah penanggulangan yang diambil serta besaran biayanya. Penjelasan lain yang harus ada di dalam concept note adalah mengenai fokus dukungan yang diberikan Global Fund agar dapat memaksimalkan dampak penanggulangan penyakit yang dilakukan. Menginvestasikan bantuan Global Fund secara strategis menjadi hal yang amat penting, dengan begitu diharapkan program dapat menjangkau masyarakat lebih luas lagi dan dapat memberikan respon yang paling efektif terhadap program penanggulangan HIV, TB dan malaria.

Dalam proses pengajuan concept note, tahap persiapan memegang peranan yang amat penting bagi keberhasilannya. Persiapan harus dimulai segera, bahkan sebelum alokasi dana diumumkan. Persiapan yang baik dan seksama secara tidak langsung dapat memastikan bahwa proses pembuatan concept note telah melalui diskusi yang melibatkan para pemangku kepentingan yang harus terlibat. Hal tersebut akan menghasilkan proposal pengajuan dana yang menunjukkan dampak lebih besar dan kuat lagi. Dalam tahap persiapan ini, CCM harus mempertimbangkan Rencana Strategi Nasional dalam menuliskan isi concept note, merencanakan dialog terbuka, merencanakan waktu pengajuan, mengulas kembali tata kelola dan kelayakan CCM sebagai organisasi pengaju dana ke Global Fund, mulai melakukan negosiasi untuk meningkatkan komitmen pemerintah dalam program yang diajukan, menyetujui pembagian alokasi dana dari Global Fund, mulai mendiskusikan pengaturan implementasi program, dan membiasakan diri dengan sistem pengajuan dana hibah online yang ada.

Concept note terdiri dari empat bagian yang harus dipenuhi dan diajukan secara bersamaan, yaitu:

  1. Form concept note online
  2. Analisa gap finansial dan tabel pembiayaan kemitraan online
  3. Tabel gap program online
  4. Modular template online

 

Peranan dan tanggungjawab dalam proses pengembangan concept note:

Country Coordinating Mechanism:

  1. Mengarahkan agar Rencana Strategi Nasional dan analisa gap program/finansial masuk ke dalam permohonan dana kepada Gobal Fund dengan menggunakan template concept note yang sudah ditentukan.
  2. Menulis atau membentuk tim penulis concept note, memastikan keterlibatan pemangku kepentingan kunci dalam proses penulisan sejalan dengan proses country dialogue dan memenuhi persyaratan kelayakan CCM. Proses ini harus terdokumentasi dan diajukan bersamaan dengan concept note.
  3. Mengatur agar HAM/jender benar-benar dipertimbangkan dalam prioritas intervensi, khususnya mengenai hambatan dalam mendapatkan pelayanan.
  4. Memastikan concept note memuat ringkasan peranan implementasi CSO dan organisasi berbasis agama terkait pelayanan dan monitoring/pertanggungjawaban, serta memastikan dilakukannya langkah-langkah penguatan komunitas yang sesuai untuk mendukung kegiatan ini.
  5. Memeriksa agar permohonan dana menyoroti kesenjangan komoditas finansial/kesehatan dan menjelaskan alasan dana sampai dibutuhkan.
  6. Mengidentifikasi dan memilih pelaksana program dana hibah.

Pelaksana program dana hibah (Pinciple Recipients (PR) dan Sub Recipients (SR)) harus dapat memberi pandangan yang tidak memihak mengenai kelayakan program serta dapat memberikan informasi terbaru dan akurat mengenai biaya pelaksanaan program.

CSO dan Populasi Kunci (sebagai PR maupun penerima manfaat) harus memastikan bahwa priorotas serta intervensi yang termuat dalam concept note mempertimbangkan kebutuhan dan pandangan populasi kunci, sesuai dengan konteks sosio-epidemiologi negara yang mengajukan permohonan, serta secara aktif terlibat dalam country dialogue seputar perumusan concept note, baik sebagai pelaksana program maupun penerima manfaat.

 

Global Fund, telah menetapkan tanggal pengajuan concept note serta waktu pemeriksaannya. Berikut adalah waktu pengajuan concept note untuk 2014-2016:

Tahun Tanggal Pengajuan Concept Note
2014 15 Mei
15 Juni
15 Agustus
15 Oktober
2015 15 Januari
15 April
15 Agustus
15 Oktober
2016 15 April

Sebagai bagian dari proses pengajuan concept note, Global Fund mewajibkan adanya bukti persetujuan final concept note. Seluruh anggota CCM harus memberikan persetujuan tertulis sesuai dengan pedoman yang ada. Jika ada anggota yang tidak bersedia memberikan persetujuannya, anggota tersebut harus segera memberitahukan alasannya secara tertulis kepada Global Fund (AccessToFunding@theglobalfund.org).

 

Apa yang terjadi setelah concept note diajukan?

Begitu concept note diajukan ke sekretariat Global Fund, concept note akan diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris (jika diperlukan) dan diperiksa. Proses menerjemahkan dan memeriksa memakan waktu 4-6 minggu. Pemeriksaan yang dilakukan berfokus kepada dua hal yaitu: persyaratan minimum CCM dan dokumen yang dibutuhkan, dan memastikan kelengkapan concept note serta untuk mengidentifikasi hal-hal yang kemungkinan menjadi penghambat di pengajuan concept note di masa depan. Dalam beberapa kondisi, sebuah concept note dapat dikirimkan kembali ke negara pengirimnya untuk dibenahi sesuai ketentuan yang berlaku.